SIKLUS PENGELUARAN
(PEMBELIAN)
1.
PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN
Secara umum, pembelian dalam perusahaan antara lain meliputi:
1)
Pembelian
barang dagangan.
2)
Pembelian
bahan baku dan bahan pembantu.
3)
Pembelian
supplies (bahan habis pakai).
4)
Pembelian
peralatan.
5)
Pembelian
aktiva tetap.
2.
DOKUMEN DAN CATATAN DALAM PEMBELIAN
TUNAI
Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian tunai adalah
sebagai berikut:
1)
Surat
permintaan pembelian.
2)
Blanko
kas bon.
3)
Faktur
pembelian tunai.
4)
Blanko
penyelesaian kas bon.
3.
DOKUMEN DAN CATATAN DALAM PEMBELIAN KREDIT
Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian kredit
adalah sebagai berikut:
1)
Surat
permintaan pembelian.
2)
Surat
order pembelian.
3)
Nota
retur.
4)
Faktur
pembelian.
5)
Bukti
kas keluar.
4. AKTIVITAS PEMBELIAN
Aktivitas pembelian dapat disebut
dengan prokuremen. Prokuremen merupakan suatu proses bisnis yang diawali dengan
pemilihan sumber daya,aktivitas pembuatan order, dan perolehan barang atau jasa
dari pemasok yang dilakukan oleh perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, aktivitas
prokuremen/pembelian, secara umum dapat diuraikan sebagai berikut :
1)
Menentukan
Kebutuhan Produk/jasa (permintaan pembelian)
Timbulnya kebutuhan akan produk/jasa
dalam suatu perusahaan biasanya diperoleh dari dokumen permintaan pembelian
(PP) yang dikirimkan bagian produksi atau bagian persediaan untuk memenuhi
tersedianya produk yag diminta dalam divisinya masing-masing. Permintaan
pembelian merupakan dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada
suatu bagian tertentu.
2)
Memilih
Sumber Daya
Aktivitas ini dilakukan bagian
pembelian untuk memilih jenis sumber daya yang dibutuhkan/diminta dan menyortir
apakah permintaan tersebut dapat disetujui atau tidak.
3)
Memilih
Pemasok
Proses pemilihan ini dilakukan dengan
pertimbangan untuk mendapatkan barang/jasa yang berkualitas dan harga yang
telah disepakati bersama.
4)
Menerbitkan
Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian dapat dilakukan
dengan cara menerbitkan Dokumen pesanan pembelian yang dikirimkan pemasok
kebagian pembeli. Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasikan pemasok dengan
mengimpormasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka
waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran yang diinginkan oleh perusahaan.
5)
Penerimaan
Barang
Barang yang dikirimkan konsumen
diterima perusahaan oleh bagian penerimaan barang. Bagian penerimaan barang
akan melakukan pengecekan secara fisik jumlah barang yang dikirimkan dicocokan
dengan dokumen pengirimannya. Apabila barang yang diterima telah sesuai
dengandokumen pengiriman dan dokumen pesanan pembeliannya maka bagia penerimaan
barang akan membuat laporan penerimaan barang.
6)
Verifikasi
Faktur
Verifikasi faktur dilakukan ketika
perusahaan akan melakukan pembayaran kepada pemasok. Faktur harus diperiksa dan
dicocokan dengan dokumen penerimaan barang dan dokumen pesanan pembelian.
7)
Pembayaran
dengan Pemasok
Apabila dokumen pemasok sudah cocok
maka perusahaan akan melakukan pembayaran dengan pemasok. Pembayaran dapat
dilakukan sesuai dengan jangka waktu pembayara dan persyaratan yang ditentukan
dalam pesanan pembelian.
5.
RISIKO DALAM SIKLUS PEMBELIAN
Sistem impormasi pembelian dibangun dengan tujuan untuk:
1)
Memasikan
bahwa perusahaan membeli barang yang dibutuhkan dengan tepat waktu.
2)
Memastikan
bahwa pwrusahaan tidak terlambat membayar utang yang telah jatuh tempo.
3)
Memastikan
bahwa perusahaan membayar utang untuk barang yang benar-bebar diterima.
4)
Memastikan
bahwa tidak ada peluang kecurangan dalam siklus pembelian yang dapat
dimanfaatkan oleh karyawan.
Sedangkan resiko dalam siklus pembelian antara lain meliputi:
1)
Perusahaan
kehabisan stok barang karena terlambat memesan barang kepada pemasok.
2)
Salah
membeli barang yang tidak dibutuhkan.
3)
Salah
membeli barang yang harganya terlalu mahal.
4)
Bagian
penerimaan barang menerimaan pesanan yang tidak sesuai (tidak sesuai dalam
jumlah atau jenis).
5)
Salah
tagih.
6)
Lalai
tidak membayar utang.
7)
Lalai
membayar dua kali untuk satu utang yang sama.
8)
Data
pembelian jatuh ke tangan pihak yang tidak dikehendaki.
9)
Kerusakan
data karena ada virus atau karena kerusakan hardware komputer.
6.
PENGENDALIAN UNTUK SIKLUS PEMBELIAN
Pengendalian diharapkan dapat
meminimalkan setiap resiko.pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus
pembelian antara lain:
1)
Bagian
pembelian perlu menganalisis perputaran setiap jenis persediaan untuk mengetahui
persediaan yang laris dan digemari oleh pelanggan.
2)
Perusahaan
perlu meminta penawaran harga dari beberapa pemasok. Untuk pengeluaran besar
perusahaan dapat melakukan lelang untuk mendapatkan harga yang bagus. dengan
adanya penawaran harga lebih dari satu pemasok, maka pemasok yang tidak efisien
akan sulit bersaing dengan pemasok yang bersih.
3)
Perusahaan
perlu merancang surat permintaan pembelian untuk memastikan bahwa departemen
pembelian hanya membeli barang yang memang dibutuhkan departemen lain atau
membeli barang dagangan yang memang laris.
4)
Perusahaan
perlu memiliki surat order pembelian untuk merekam transaksi pemesanan barang
kepada pemasok.
5)
Perusahaan
perlu memastikan bahwa penerimaan barang
benar-benar mengecek barang yang datang dan menghitung jumlah barang yang
datang.
6)
Akuntan
perlu memiliki arsip faktur pembelian berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur.
7)
Bagian
utang hanya akan memproses pembayaran utang hanya jika sudah menerima bukti
penerimaan barang dari bagian penerimaan barang. Dengan demikian, utang
dilunasi setelah barang diterima.
8)
Akuntan
perlu mengarsip faktur bersama dengan nota retur, sehingga akuntan memiliki informasi pasti
mengenai berapa utang kepada pemasok dan berapa yang harus dibayar.
9)
Bagian
utang harus melakukan pengecekan atas kebenaran perhitungan dalam faktur dari
pemasok.
10) Bagian utang harus mengarsip faktur
yang belum lunas terpisah dari faktur yang sudah lunas.
11) Perusahaan harus memastikan bahwa
terdapat pemisahan antara bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian
yang berwenang untuk menandatangani cek.
12) Data pembelian, maupun data
pengeluaran kas perlu dibackup secara teratur.
13) File pembelian dan pengeluaran kas
seharusnya hanya boleh diakses oleh karyawan yang berwenang.
Pengendalian untuk siklus transaksi pembelian menurut Bodnar
meliputi aktivitas :
a)
Permintaan
pembelian dan penerimaan barang.
b)
Aktivitas
pembelian.
c)
Aktivitas
penerimaan barang.
d)
Pencatatan
utang dagang.
e)
Aktivitas
pembayaran utang dagang/pengenluaran kas.
f)
Aktivitas
pencatatan transaksi pada buku besar.
g)
Aktivitas
pemeriksaan internal (audit internal).
7.
INFORMASI YANG DIHASILKAN DALAM
SIKLUS PEMBELIAN
Salah satu tujuan sistem informasi
pembelian adalah untuk menghasilkan ragam informasi yang dapat membantu perusahaan
untuk mengambil keputusan. Berikut beberapa informasi yang mestinya bisa
dihasilkan oleh sebuah sistem informasi pembelian:
1)
Saldo
utang setiap pemasok.
2)
Tabel
umur utang.
3)
Utang
yang hampir jatuh tempo.
4)
Total
pembelian per bulan.
5)
Retur
pembelian per bulan.
Siklus Pembelian
Dalam siklus ini akan dijelaskan bagaimana perusahaan
melakukan pembelian yang akan
digunakan baik untuk proses produksi, bahan baku,
kebutuhan, dll. Berikut ini contoh flowchart
pembelian tunai dan pembelian
kredit :
Job Description
di dalam proses pembelian, yaitu:
1.
Supplier
·
Mempromosikan
barang ke perusahaan
·
Melakukan
penawaran harga
·
Membuat nota
pembayaran
·
Mengirim barang
yang dipesan dan membuat surat jalan
2.
Bagian
Pembelian
·
Melakukan
pembelian barang baik secara tunai maupun kredit
·
Melakukan
penawaran harga ke supplier dan memutuskan cara pembayaran (tunai/kredit)
·
Melakukan
pembayaran
·
Membuat jurnal
pembelian
3.
Gudang
·
Membuat data
persediaan barang
·
Membuat daftar
barang yang dibutuhkan
·
Menerima dan
memeriksa barang
4.
Pimpinan
·
Menerima
laporan dari tiap-tiap bagian
·
Mengawasi
kinerja karyawannya
